Modèle de planning des bénévoles sur Excel, gratuit
Le samedi à 14 h, il manque deux personnes au bar et il y en a quatre au parking. Tous les coordinateurs de bénévoles connaissent ce moment. Ce modèle sert à le voir venir : vous dites combien il faut de monde à chaque poste et à chaque créneau, vous inscrivez les bénévoles, et le tableau vous montre en rouge ce qui manque.
Gratuit · sans inscription · Excel, LibreOffice, Google Sheets
Dans le fichier
- Onglet « Besoins »
- Pour chaque jour, créneau et poste : le nombre de bénévoles nécessaires. Les affectés et les manques se calculent seuls, avec un total en haut.
- Onglet « Bénévoles »
- Une ligne par bénévole et par créneau. Les doublons passent en rouge, les créneaux mal recopiés en orange.
- Onglet « Postes »
- La liste des postes, avec le lieu, le responsable, son téléphone et les consignes. Elle alimente les menus des autres onglets.
Aperçu
| Jour | Créneau | Poste | Besoin |
|---|---|---|---|
| Samedi | 14 h – 18 h | Accueil et billetterie | 3 |
| Samedi | 14 h – 18 h | Bar | 3 |
| Samedi | 14 h – 18 h | Restauration | 2 |
| Samedi | 14 h – 18 h | Propreté et tri | 1 |
| Samedi | 18 h – 23 h | Accueil et billetterie | 2 |
| Samedi | 18 h – 23 h | Bar | 4 |
Samedi
- Créneau
- 14 h – 18 h
- Poste
- Accueil et billetterie
- Besoin
- 3
Samedi
- Créneau
- 14 h – 18 h
- Poste
- Bar
- Besoin
- 3
Samedi
- Créneau
- 14 h – 18 h
- Poste
- Restauration
- Besoin
- 2
Samedi
- Créneau
- 14 h – 18 h
- Poste
- Propreté et tri
- Besoin
- 1
Samedi
- Créneau
- 18 h – 23 h
- Poste
- Accueil et billetterie
- Besoin
- 2
Samedi
- Créneau
- 18 h – 23 h
- Poste
- Bar
- Besoin
- 4
Que contient ce modèle de planning des bénévoles ?
Trois onglets reliés entre eux : les postes, les besoins par créneau, et les bénévoles affectés. Le tableau des besoins compte tout seul les bénévoles inscrits sur chaque poste et chaque créneau, et affiche ce qui manque. Un exemple de festival sur trois jours est pré-rempli.
Comment organiser le planning des bénévoles d'un événement ?
Listez les postes, découpez la journée en créneaux d'environ quatre heures, fixez le nombre de bénévoles par poste et par créneau, puis affectez chacun selon ses disponibilités. Envoyez à chaque bénévole son planning et le nom de son responsable avant le jour J.
- Les postes d'abord : une mission claire, un lieu sur le plan, un responsable joignable.
- Les créneaux ensuite : courts, avec un chevauchement d'un quart d'heure pour passer les consignes.
- Les besoins : combien de personnes par poste et par créneau, en pensant aux pics (ouverture des portes, fin des concerts).
- Les affectations : selon les disponibilités et les envies de chacun, en mélangeant anciens et nouveaux.
- La veille : un message à chaque bénévole avec son poste, ses horaires et le nom de son responsable.
Comment utiliser le modèle ?
Remplacez les postes d'exemple par les vôtres dans l'onglet Postes, saisissez vos besoins dans l'onglet Besoins, puis inscrivez les bénévoles dans l'onglet Bénévoles en choisissant leur poste dans le menu. Les colonnes Affectés et Manque se mettent à jour à chaque ligne.
ConseilÉcrivez le jour et le créneau exactement de la même façon dans les deux onglets : le plus sûr est de les copier-coller. Si une affectation ne correspond à aucun besoin, sa ligne passe en orange pour vous le signaler.
Combien de bénévoles prévoir ?
Il n'existe pas de ratio universel : tout dépend des postes. Partez de chaque poste et de chaque créneau, pas d'un total global, puis prévoyez quelques remplaçants joignables le jour même. Il y a toujours des absents de dernière minute.
Comptez aussi le montage et le démontage, qu'on oublie souvent : ce sont des créneaux longs et physiques, où il faut du monde et des chaussures fermées.
Quand passer du tableur à un logiciel ?
Le tableur atteint ses limites le jour où les bénévoles s'inscrivent eux-mêmes, changent d'avis et demandent leur planning à 23 h la veille. Un outil où chacun candidate en ligne et reçoit un lien personnel avec ses créneaux évite ces dizaines de messages.
Questions fréquentes
Le modèle est-il vraiment gratuit ?
Oui, sans inscription et sans adresse e-mail. Le fichier vous appartient : modifiez-le, partagez-le, réutilisez-le chaque année.
Fonctionne-t-il avec Google Sheets ou LibreOffice ?
Oui. Le fichier est au format Excel (.xlsx) et ses formules sont standard : il s'ouvre avec Excel, LibreOffice Calc, Numbers ou Google Sheets (Fichier › Importer). Les calculs restent justes partout ; seules les couleurs automatiques peuvent varier légèrement d'un tableur à l'autre.
Comment envoyer à chaque bénévole son planning ?
Dans l'onglet Bénévoles, filtrez la colonne Nom sur la personne, puis copiez ses lignes dans un message ou imprimez-les. Pour des dizaines de bénévoles, un outil qui envoie à chacun un lien personnel est plus simple.
Combien de temps doit durer un créneau de bénévole ?
Autour de quatre heures en général, moins pour les postes fatigants ou exposés (bar, entrée, parking la nuit). Un bénévole qui finit fatigué revient rarement l'année suivante.