Rétroplanning et conducteur du jour JToute la préparation, du premier jalon au démontage.
Un événement, ce sont des dizaines de tâches entre plusieurs personnes et plusieurs mois. La feuille de route les range par phase, avec un responsable et une échéance pour chacune ; les jalons donnent le cap et le conducteur détaille le jour J heure par heure.
Inclus dans l'abonnement à 15 € HT par mois et par siège, avec tous les modules · essai de 5 jours sans carte bancaire.
Ce que vous pouvez faire
Cinq phases
Préparation, montage, exploitation, démontage, bilan : chaque tâche a sa phase, et chaque phase son nombre de tâches ouvertes.
Un responsable et une échéance
Chaque tâche est assignée à un membre de l'équipe, avec une date limite et une priorité.
Retards et blocages visibles
Les tâches en retard ou bloquées sont signalées dans la feuille de route et remontent au tableau de bord de l'organisation.
Jalons
Bouclage de la programmation, dépôt du dossier de sécurité, commission, ouverture : les échéances clés, sur une frise avec le repère « Aujourd'hui ».
Conducteur du jour J
Le déroulé heure par heure, jour par jour, avec le créneau en cours surligné le jour même.
Tableau par statut
À faire, en cours, bloqué, fait : l'avancement de toute l'équipe d'un coup d'œil, filtrable par phase.
En trois étapes
Posez les jalons
Les grandes dates de l'événement, de la première décision à l'ouverture.
Remontez le temps
Ajoutez les tâches de chaque phase, avec leur responsable et leur échéance.
Suivez et ajustez
Chacun met à jour ses tâches ; les retards apparaissent sans relance.
Pour qui ?
Comités des fêtes et associations
Des bénévoles qui changent d'une année sur l'autre : la feuille de route garde la mémoire de l'organisation.
Services événementiels de collectivités
Plusieurs événements par an, plusieurs services : chacun voit ce qui lui revient.
Agences événementielles
Plusieurs événements clients en parallèle, avec leurs échéances au même tableau de bord.
Relié au reste de votre événement
Le plan d'implantation de l'événement se prépare au même endroit que ses tâches de montage.
Le plan d'implantation →Les documents manquants des exposants s'ajoutent aux points à traiter du tableau de bord.
La gestion des exposants →
Nos guides pratiques
- Rétroplanning d'un événement : définition, méthode et exempleC'est quoi un rétroplanning, pourquoi en faire un, comment le construire, sur Excel ou Google Sheets : méthode, exemple de J-6 mois à J+1 mois et conseils.
- Organiser un concert en plein air : autorisations, son et sécuritéOrganiser un concert en plein air, pour une association ou au profit d'une cause : autorisations, Sacem, Guso, volume sonore, scène, buvette et plan.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un rétroplanning d'événement ?
C'est un planning construit à rebours depuis la date de l'événement : on part du jour J et on remonte pour fixer chaque échéance. La feuille de route d'Outilyx l'organise en jalons, phases et tâches datées.
Quelle différence entre feuille de route et conducteur ?
La feuille de route couvre toute la préparation, sur des semaines ou des mois. Le conducteur détaille le déroulé du jour J, créneau par créneau.
Mes bénévoles ou prestataires peuvent-ils la consulter ?
Oui. Les membres de l'organisation y accèdent selon leur rôle, et vous pouvez inviter un intervenant extérieur sur un seul événement, en lecture ou en modification.
La feuille de route est-elle incluse dans l'abonnement ?
Oui : il est inclus dans l'abonnement de l'organisation, 15 € HT par mois et par siège (ou 150 € HT par an), avec tous les autres modules. Les lecteurs ne paient pas de siège. L'essai de 5 jours est gratuit, sans carte bancaire et sans engagement.
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