Modèle de rétroplanning d'événement sur Excel, gratuit
Un rétroplanning, c'est simple sur le papier et fastidieux à monter : trouver les tâches, calculer les dates à rebours, repérer les retards. Ce modèle le fait pour vous. Vous saisissez la date de votre événement, et 44 tâches types se placent dans le temps, de la réservation du lieu au bilan. Il est gratuit, sans inscription, et il reste à vous.
Gratuit · sans inscription · Excel, LibreOffice, Google Sheets
Dans le fichier
- Onglet « Rétroplanning »
- 44 tâches types classées par phase, avec responsable, délai, échéance calculée, statut et notes, plus 20 lignes libres pour vos propres tâches.
- Onglet « Conducteur du jour J »
- La journée heure par heure : quoi, où, qui, contact. Pré-rempli avec une journée type à adapter.
Aperçu
| Phase | Tâche | Délai | Statut |
|---|---|---|---|
| Lancement | Définir le projet : pour qui, quel format, quelle taille | J‑180 | À faire |
| Démarches | Rencontrer la mairie : accord de principe, besoins, prêt de matériel | J‑165 | À faire |
| Programme | Bâtir le programme ou la programmation | J‑120 | À faire |
| Sécurité | Réserver le poste de secours auprès d'une association agréée | J‑90 | À faire |
| Démarches | Déclarer l'événement à la Sacem | J‑45 | À faire |
| Jour J | Ouverture au public | Jour J | À faire |
Lancement
- Tâche
- Définir le projet : pour qui, quel format, quelle taille
- Délai
- J‑180
- Statut
- À faire
Démarches
- Tâche
- Rencontrer la mairie : accord de principe, besoins, prêt de matériel
- Délai
- J‑165
- Statut
- À faire
Programme
- Tâche
- Bâtir le programme ou la programmation
- Délai
- J‑120
- Statut
- À faire
Sécurité
- Tâche
- Réserver le poste de secours auprès d'une association agréée
- Délai
- J‑90
- Statut
- À faire
Démarches
- Tâche
- Déclarer l'événement à la Sacem
- Délai
- J‑45
- Statut
- À faire
Jour J
- Tâche
- Ouverture au public
- Délai
- Jour J
- Statut
- À faire
Que contient ce modèle de rétroplanning ?
Deux onglets. Le rétroplanning lui-même, avec 44 tâches types d'un événement public, de J-6 mois à J+1 mois, classées par phase. Et un conducteur du jour J, pour la journée heure par heure. Les échéances se calculent depuis la date de votre événement.
- Les démarches qu'on oublie : autorisation d'occuper l'espace public, buvette, chapiteaux, Sacem, déclaration au maire au-delà de 1 500 personnes.
- La sécurité : dossier, poste de secours, badges, attestations de bon montage.
- Les exposants, les bénévoles, la communication, les prestataires.
- L'après : démontage, état des lieux, remerciements, bilan pour les financeurs.
Comment utiliser le modèle de rétroplanning ?
Saisissez la date de votre événement dans la case jaune en haut : toutes les échéances se recalculent. Supprimez les tâches qui ne vous concernent pas, ajoutez les vôtres en bas, mettez un nom dans chaque colonne Responsable, puis mettez à jour le statut chaque semaine.
- Changez la date du jour J (cellule B5). Le compteur « Jours restants » se met à jour.
- Ajustez les délais dans la colonne D : un salon se prépare plus tôt, une fête de quartier plus tard. Un délai négatif place la tâche après l'événement.
- Donnez un seul responsable à chaque tâche.
- Chaque semaine, passez les statuts : À faire, En cours, Fait, Bloqué.
- Filtrez par responsable pour la réunion d'équipe, ou triez par échéance.
Comment le modèle signale-t-il les retards ?
Par des couleurs automatiques. Une tâche dont l'échéance est passée et qui n'est pas faite passe en rouge. Une tâche bloquée, ou dont l'échéance tombe dans les sept prochains jours, passe en orange. Une tâche faite se grise.
ConseilOuvrez le fichier en début de réunion et regardez d'abord le rouge et l'orange : c'est l'ordre du jour, tout fait.
Quand passer du tableur à un logiciel ?
Un tableur tient très bien tant qu'une ou deux personnes le mettent à jour. Les ennuis commencent quand le fichier circule : trois versions par e-mail, des statuts que personne ne change, et un retard qu'on découvre en réunion. À ce moment-là, un outil partagé où chacun coche ses propres tâches fait gagner beaucoup de temps.
Questions fréquentes
Le modèle est-il vraiment gratuit ?
Oui, sans inscription et sans adresse e-mail. Le fichier vous appartient : modifiez-le, partagez-le avec votre équipe, réutilisez-le d'une édition à l'autre.
Fonctionne-t-il avec Google Sheets ou LibreOffice ?
Oui. Le fichier est au format Excel (.xlsx) et ses formules sont standard : il s'ouvre avec Excel, LibreOffice Calc, Numbers ou Google Sheets (Fichier › Importer). Les calculs restent justes partout ; seules les couleurs automatiques peuvent varier légèrement d'un tableur à l'autre.
Peut-on s'en servir pour un mariage ou un séminaire ?
Oui : la méthode est la même. Supprimez les tâches propres aux événements publics (autorisations, Sacem, poste de secours) et ajoutez les vôtres, comme les faire-part ou le plan de table.
Quelle différence avec le conducteur du jour J ?
Le rétroplanning couvre les mois de préparation, tâche par tâche. Le conducteur détaille la journée elle-même, heure par heure : ouverture, relèves, passages sur scène, fermeture.