Gestion des exposantsVos exposants, leurs stands et leurs factures, au même endroit.
Fini le tableur à trois onglets et les pièces jointes perdues dans la messagerie. Chaque exposant a sa fiche, du premier contact à la confirmation ; ses stands sont pris sur le plan du site, ses documents sont rangés et vérifiés, ses factures émises et suivies jusqu'au dernier règlement.
Inclus dans l'abonnement à 15 € HT par mois et par siège, avec tous les modules · essai de 5 jours sans carte bancaire.
Ce que vous pouvez faire
Du prospect au confirmé
Prospect, relancé, confirmé, annulé : chaque exposant a son statut, et la liste se filtre d'un clic.
Les stands sur le plan
Attribuez un stand en cliquant sur le plan du site ; la vue « Sur le plan » montre ce qui est vendu, en option ou encore libre.
Documents vérifiés
Attestation d'assurance, Kbis, autres attestations : chaque pièce est rangée sur la fiche, puis validée ou refusée. Les dossiers incomplets sont signalés.
Relance par e-mail
Relancez un exposant depuis sa fiche, sans quitter Outilyx.
Factures numérotées
Lignes HT ou TTC, taux de TVA, sous-totaux ; la facture est numérotée à l'émission, avec votre logo et vos mentions en en-tête et en pied de page.
Règlements et reste dû
Enregistrez un ou plusieurs règlements par facture : facturé, encaissé et reste dû sont calculés pour tout l'événement.
Exports
Liste des exposants en CSV, catalogue des exposants et étiquettes en PDF.
En trois étapes
Ajoutez vos exposants
Un exposant par fiche, avec son contact, son secteur et son statut.
Attribuez les stands
Sur le plan du site, cliquez sur un emplacement libre pour le donner à l'exposant.
Facturez et encaissez
Émettez la facture, enregistrez les règlements, suivez le reste dû.
Pour qui ?
Salons et foires
Des dizaines d'exposants, leurs stands, leurs documents et leurs paiements, sans tableur.
Marchés de Noël et marchés d'artisans
Les chalets ou les emplacements de la place, attribués sur le plan et facturés.
Brocantes et vide-greniers
Des emplacements numérotés, vendus et encaissés, avec la liste à jour le jour J.
Relié au reste de votre événement
Les stands viennent du plan d'implantation : dessinez-les une fois, vendez-les ensuite.
Le plan d'implantation →Les documents manquants et les factures en retard remontent au tableau de bord, à côté des tâches en retard de la feuille de route.
La feuille de route →
Nos guides pratiques
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Questions fréquentes
Peut-on attribuer plusieurs stands à un exposant ?
Oui, et un même objet du plan peut porter plusieurs emplacements vendables : une grande tente découpée en stands, par exemple.
Les factures sont-elles conformes ?
Elles sont numérotées à l'émission, avec un total figé, la société émettrice, vos mentions et les sous-totaux HT et TTC. Le contenu des mentions légales propres à votre activité reste à renseigner par vous.
Peut-on suivre les paiements partiels ?
Oui : une facture peut recevoir plusieurs règlements, et le reste dû est recalculé à chaque fois.
Les exposants ont-ils besoin d'un compte ?
Non. C'est votre équipe qui tient leurs fiches ; vous les relancez par e-mail depuis Outilyx.
Le module Exposants est-il inclus dans l'abonnement ?
Oui : il est inclus dans l'abonnement de l'organisation, 15 € HT par mois et par siège (ou 150 € HT par an), avec tous les autres modules. Les lecteurs ne paient pas de siège. L'essai de 5 jours est gratuit, sans carte bancaire et sans engagement.
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