Comment organiser un festival : étapes, budget et démarches

Si une association existe déjà (comité des fêtes, association culturelle), le festival peut devenir l'un de ses projets. Vérifiez seulement que ses statuts couvrent l'organisation de spectacles, et que son assurance responsabilité civile couvre un événement de cette taille.

• Artistes : cachets, transport, hébergement, repas

  Recettes

  Billetterie

• Technique : scène, son, lumière, électricité

  Recettes

  Bar et restauration tenus par l'association

• Sécurité : agents, poste de secours, barrières

  Recettes

  Emplacements des exposants et food-trucks

• Site : structures, sanitaires, eau, déchets, signalétique

  Recettes

  Subventions : commune, intercommunalité, département, région

• Droits et taxes : Sacem, assurance

  Recettes

  Partenaires et mécènes

• Communication et billetterie (frais)

  Recettes

  Dons, financement participatif

Faites deux colonnes : le prévisionnel, qui sert à demander les subventions, et le réel, qu'on remplit à chaque facture. C'est l'écart entre les deux, suivi chaque mois, qui évite la mauvaise surprise de septembre.

• Le lieu : autorisation d'occupation du domaine public s'il est communal, convention avec le propriétaire sinon.
• Plus de 1 500 personnes (public et personnel), événement à but lucratif : déclaration au maire au moins un mois avant, avec le dispositif de sécurité.
• Buvette : autorisation du maire, boissons des groupes 1 et 3 seulement (sans alcool, vin, bière, cidre), cinq autorisations par an pour une association.
• Musique : déclaration à la Sacem, de préférence avant l'événement.
• Artistes et techniciens payés : déclaration et paiement des cotisations par le Guso (voir plus bas).
• Son : 102 dB(A) et 118 dB(C) au maximum, en moyenne sur 15 minutes, là où le public se trouve ; protections auditives à disposition et zone de repos.
• Structures : autorisation d'installation pour les chapiteaux et tentes de plus de 50 personnes.
• Secours : poste de secours dimensionné avec une association agréée.

ConseilLe premier rendez-vous à prendre, c'est la mairie. Elle vous dira ce que la préfecture et le SDIS attendent pour sa commune, et c'est souvent elle qui prête le terrain, les barrières et parfois le podium.

Depuis la réforme du 1er octobre 2019, l'ancienne « licence » est devenue une déclaration d'activité. Le Code du travail (article L7122-19) dispense de cette déclaration les personnes dont ce n'est pas l'activité principale, dans la limite de six représentations par an. Attention au décompte : sur un festival de deux jours avec trois scènes, la question de ce qui compte comme « une représentation » se pose vite. Si vous êtes près de la limite, interrogez la DRAC de votre région.

Un artiste professionnel est présumé salarié de celui qui l'engage. Lui verser un « défraiement » en liquide n'est pas une option. Si le groupe vient avec sa propre structure (une société de production qui vous facture la prestation), c'est elle qui l'emploie, et vous signez un contrat de cession avec elle.

• Un poste = une mission claire, un lieu sur le plan, un responsable joignable.
• Des créneaux courts : un bénévole fatigué à 2 h du matin est un bénévole qui ne reviendra pas l'an prochain.
• Un briefing avant chaque créneau, même de cinq minutes.
• Un repas, une boisson, un tee-shirt : ce n'est pas un détail.

Pour répartir tout ce monde, notre modèle Excel de planning des bénévoles calcule, poste par poste et créneau par créneau, combien de personnes il manque encore.

Le loueur de scène veut savoir où décharger, l'électricien où tirer ses câbles, la mairie où passent les pompiers, les bénévoles où se placer. Tous attendent le même document : le plan du site. Dessinez-le tôt, à l'échelle, sur la vue aérienne du lieu, et tenez-le à jour jusqu'au bout. Pour ce qu'il doit montrer côté sécurité, lisez notre guide sur la déclaration d'une manifestation.