Un logiciel événementiel français : ce que ça change vraiment

Informations vérifiées le 10 octobre 2026 · 7 min de lecture

Beaucoup de logiciels pour organiser un festival ou un salon viennent du Royaume-Uni ou des États-Unis. Certains sont excellents. Mais quand on prépare une brocante dans le Nord ou un festival en Bretagne, on veut un outil qui parle de préfecture et de commission de sécurité, qui facture en euros et qui sait dire où dorment les données des participants. Voici, sans enjoliver, ce qu'Outilyx peut vous garantir là-dessus, et ce qu'il ne peut pas.

En bref

Outilyx est un logiciel en ligne pour les équipes qui organisent des événements, édité en France par une entreprise individuelle installée dans le Nord. Interface, support et factures sont en français et en euros. La base de données est hébergée dans l'Union européenne, en Irlande ; nos deux hébergeurs, Supabase et Vercel, sont des sociétés américaines, et nous préférons le dire. Les données des participants sont supprimées automatiquement six mois après l'événement.

Outilyx en bref

Éditeur: Entreprise individuelle française, Sin-le-Noble (Nord)
Langue: Français : interface, support, factures, guides
Données: Union européenne (Irlande), chez Supabase
Tarif: 15 € HT par siège et par mois (150 € HT par an), tous les modules inclus, lecteurs gratuits
Essai: 5 jours, sans carte bancaire, sans engagement

Où sont hébergées les données d'Outilyx ?

Dans l'Union européenne. La base de données (événements, plans, exposants, participants) et les comptes sont hébergés en Irlande par Supabase ; l'application tourne chez Vercel, depuis sa région de Dublin. Ces deux prestataires sont des sociétés américaines, liées à Outilyx par des clauses contractuelles types.

Ce qui est stocké ou traité	Où	Chez qui
Base de données et comptes	Irlande (Union européenne)	Supabase
Application (pages, calculs)	Dublin pour les traitements ; les fichiers publics (images, styles) passent par un réseau mondial	Vercel
Paiement de l'abonnement	Les données de carte restent chez le prestataire de paiement, jamais chez Outilyx	Stripe

Base de données et comptes
Où
Irlande (Union européenne)
Chez qui
Supabase
Application (pages, calculs)
Où
Dublin pour les traitements ; les fichiers publics (images, styles) passent par un réseau mondial
Chez qui
Vercel
Paiement de l'abonnement
Où
Les données de carte restent chez le prestataire de paiement, jamais chez Outilyx
Chez qui
Stripe

« En Europe », sur une plaquette commerciale, peut vouloir dire beaucoup de choses. On préfère donner le pays et le nom de chaque prestataire. La liste complète et à jour est dans notre politique de confidentialité.

Le Cloud Act concerne-t-il Outilyx ?

En théorie, oui. Le Cloud Act permet à la justice américaine de demander des données à une société américaine, même quand elles sont stockées en Europe. Nos hébergeurs étant américains, ce risque n'est pas nul. Si votre collectivité exige un hébergement souverain, qualifié SecNumCloud, Outilyx ne coche pas cette case aujourd'hui.

On aurait pu l'écrire en tout petit, ou pas du tout. Mais une mairie qui nous confie la liste des bénévoles de sa fête de la musique doit pouvoir décider en connaissance de cause. Pour la grande majorité des événements, ce risque reste théorique ; pour certains acheteurs publics, c'est un critère éliminatoire, et c'est légitime.

Ce qu'on fait pour limiter l'exposition : garder le moins de données possible, et pas plus longtemps que nécessaire. Les listes de participants disparaissent d'elles-mêmes après l'événement, les statistiques d'entrée sont gardées sans aucun nom, et rien n'est revendu ni utilisé pour de la publicité.

Qui est responsable des données des participants ?

Votre organisation. Pour les invités, billets importés, exposants et bénévoles que vous saisissez, c'est vous le responsable de traitement ; Outilyx est sous-traitant et ne s'en sert que pour faire fonctionner votre événement. C'est le schéma habituel du RGPD pour un logiciel en ligne.

Concrètement, voici ce que l'outil fait pour vous aider à tenir vos obligations :

Les données des participants (invités, billets importés, accréditations) sont supprimées automatiquement six mois après la fin de l'événement, ou plus tôt si vous le demandez. Les chiffres d'entrée restent, sans aucun nom.
Chacun voit ce que son rôle lui permet : propriétaire, administrateur, membre ou lecteur. Un prestataire est invité sur le seul événement qui le concerne, pas sur toute l'organisation.
Le plan peut être partagé par un lien en lecture seule, protégé par mot de passe et révocable : le loueur de barnums le consulte sans compte, et vous coupez l'accès quand vous voulez.
Les postes de scan des entrées fonctionnent par lien, sans créer de compte pour chaque bénévole, et se révoquent un par un.
Chaque utilisateur peut supprimer lui-même son compte depuis son profil.
La mesure d'audience du site se fait sans cookie et sans suivi d'un site à l'autre.

ConseilPensez à votre registre des traitements : ajoutez-y l'événement, la finalité (contrôle des entrées, suivi des exposants, gestion des bénévoles) et Outilyx comme sous-traitant.

Qu'est-ce qui est pensé pour les événements en France ?

Le vocabulaire, les fonds de carte, les billetteries et la facturation. Outilyx parle de préfecture, de commission de sécurité et de Cerfa, affiche l'orthophotographie de l'IGN, importe les billets des billetteries françaises et édite des factures d'exposants en euros.

Plan d'implantation sur l'orthophotographie de l'IGN, en très haute résolution là où elle existe : on distingue les bordures de trottoir et les allées d'un parc.
Import des listes de billets exportées de Billetweb, HelloAsso, Weezevent ou de n'importe quel fichier CSV ; les QR codes d'origine sont repris tels quels.
Factures d'exposants numérotées, avec lignes HT et TTC, règlements multiples et le logo de votre organisation.
Une journée de festival qui déborde après minuit reste rattachée à son jour : le « jour d'exploitation » commence à 6 h, heure de Paris.
Des guides pratiques sur les démarches françaises : déclaration d'une manifestation, vide-grenier et Cerfa n° 13939, marché de Noël, rétroplanning.

Comment comparer Outilyx aux logiciels anglais et américains ?

Sur ce que vous faites vraiment, pas sur la longueur des listes de fonctions. Un outil spécialisé fera souvent mieux sur son terrain ; Outilyx parie sur le lien entre les modules : le plan sait quels stands sont vendus, quelles barrières restent à monter et combien de personnes sont entrées dans chaque zone.

Nous avons écrit trois comparatifs face à un logiciel précis, chacun avec ce que l'autre outil fait mieux et les cas où il vaut mieux y rester, et deux comparatifs par besoin : le plan d'implantation et la gestion d'un festival. Ils sont listés juste en dessous.

Quelles questions poser avant de choisir un logiciel événementiel ?

Sept questions suffisent à faire le tri, quel que soit l'éditeur. Posez-les par écrit et gardez les réponses : elles vous serviront aussi pour votre registre RGPD.

Dans quel pays sont stockées les données, et chez quel hébergeur ? Demandez un pays, pas « en Europe ».
L'éditeur ou l'hébergeur est-il soumis à une loi étrangère comme le Cloud Act ?
Où est publiée la liste des sous-traitants ?
Combien de temps garde-t-on les données des participants après l'événement, et la suppression est-elle automatique ?
Les personnes extérieures (prestataires, mairie, bénévoles) doivent-elles créer un compte, et payer un accès ?
Le prix est-il par utilisateur, par événement ou par billet vendu ? Que coûte une année complète pour votre équipe ?
L'interface, le support et les factures sont-ils en français et en euros ?

Questions fréquentes

Outilyx est-il conforme au RGPD ?

Aucun logiciel n'est « certifié RGPD » : la conformité se juge sur un traitement complet, le vôtre compris. Outilyx vous donne de quoi la tenir : données dans l'Union européenne, rôles, suppression automatique des données des participants et politique de confidentialité publique.

Outilyx est-il hébergé en France ?

Non. Les données sont hébergées dans l'Union européenne, en Irlande. L'éditeur, lui, est français.

Qui édite Outilyx ?

Une entreprise individuelle française immatriculée dans le Nord, à Sin-le-Noble (SIRET 990 356 842 00015). Les mentions légales donnent le détail.

Le support répond-il en français ?

Oui, à l'adresse contact@outilyx.com ou par le formulaire de contact du site.

Peut-on payer par virement ou par mandat administratif ?

Pas encore : l'abonnement se règle aujourd'hui par carte bancaire, via Stripe. Si votre collectivité ne peut payer que par mandat, écrivez-nous avant de vous lancer.

Sources

Page rédigée par l'équipe d'Outilyx, à partir des informations publiées par les éditeurs et les comparateurs à la date indiquée. OnePlan, FestivalPro, Weezevent et les autres logiciels cités dans nos comparatifs sont des marques de leurs propriétaires ; Outilyx n'est affilié à aucun d'eux. Une erreur, une information datée ? Écrivez à contact@outilyx.com, nous corrigeons.