Organiser un salon professionnel : étapes, exposants et déclaration

Publié le 11 octobre 2026 · 10 min de lecture

Un salon professionnel, c'est une promesse faite à deux publics à la fois : aux exposants, qu'ils rencontreront les bons visiteurs, et aux visiteurs, qu'ils trouveront les bons exposants. Tenir les deux promesses demande un an de préparation, une déclaration que beaucoup oublient, et un plan qui se remplit stand après stand.

Comment organiser un salon professionnel ?

Définissez le secteur et le profil des visiteurs, réservez le lieu un an à l'avance, déclarez le salon en préfecture, construisez l'offre exposants (surfaces, prix, services), commercialisez les stands, faites venir les visiteurs, puis préparez le montage, l'accueil et les badges.

Quand	Quoi
J-12 mois	Positionnement, date, lieu. Budget et seuil de rentabilité en nombre de stands.
J-10 mois	Dossier exposant et plan des stands. Premiers contacts avec les exposants « locomotives ».
J-8 à J-3 mois	Commercialisation des stands, contrats, acomptes. Programme des conférences.
Au moins J-2 mois	Déclaration du salon en préfecture (si le lieu n'est pas un parc d'exposition qui le déclare).
J-3 à J-1 mois	Campagne visiteurs, préinscriptions, badges. Guide de l'exposant, horaires de montage.
J-1 semaine	Plan définitif, signalétique, planning de montage, briefing des équipes.
Après	Enquête exposants et visiteurs, bilan, réservation de la date suivante.

J-12 mois
Quoi
Positionnement, date, lieu. Budget et seuil de rentabilité en nombre de stands.
J-10 mois
Quoi
Dossier exposant et plan des stands. Premiers contacts avec les exposants « locomotives ».
J-8 à J-3 mois
Quoi
Commercialisation des stands, contrats, acomptes. Programme des conférences.
Au moins J-2 mois
Quoi
Déclaration du salon en préfecture (si le lieu n'est pas un parc d'exposition qui le déclare).
J-3 à J-1 mois
Quoi
Campagne visiteurs, préinscriptions, badges. Guide de l'exposant, horaires de montage.
J-1 semaine
Quoi
Plan définitif, signalétique, planning de montage, briefing des équipes.
Après
Quoi
Enquête exposants et visiteurs, bilan, réservation de la date suivante.

Faut-il déclarer un salon professionnel ?

Oui. Tout salon professionnel fait l'objet d'une déclaration préalable (article L762-2 du Code de commerce). Organisé dans un parc d'exposition enregistré, il est déclaré par son intermédiaire ; ailleurs, l'organisateur le déclare lui-même à la préfecture du lieu, au moins deux mois avant, en ligne. Un récépissé est délivré.

La déclaration se fait sur le téléservice « Foires et salons » de l'État. Elle décrit la manifestation : dates, lieu, thème, nature des produits exposés. Un salon organisé sans déclaration expose l'organisateur à une amende.

Sur un salon professionnel, les exposants ne peuvent vendre sur place que des articles destinés à l'usage personnel de l'acheteur, d'une valeur de 80 € TTC au plus. Au-delà, on parle de commandes, livrées ensuite.

Salon professionnel ou foire grand public : quelle différence ?

Un salon professionnel s'adresse à des visiteurs professionnels, qui justifient d'un titre d'accès, et sert à promouvoir une activité. Une foire s'adresse au grand public et permet la vente sur place. Les deux se déclarent, mais pas avec les mêmes règles de vente.

Beaucoup de salons mélangent les deux : une journée réservée aux professionnels, puis un week-end ouvert à tous. Dans ce cas, renseignez-vous sur le régime qui s'applique à chaque partie avant de rédiger le règlement exposant.

Que mettre dans le dossier exposant ?

Ce qui permet à une entreprise de décider en dix minutes : le profil et le nombre de visiteurs attendus, les dates et le lieu, le plan avec les stands disponibles, les tarifs au mètre carré, ce qui est compris dans le stand, les options, le règlement et le bon de commande.

Qui vient : secteurs, fonctions, nombre de visiteurs de l'édition précédente si vous en avez une.
Le plan, avec les stands numérotés et leur surface. Les angles et les emplacements près de l'entrée se vendent en premier.
Les formules : stand nu (surface seule) ou stand équipé (cloisons, moquette, enseigne, électricité), et leurs prix.
Les options : électricité supplémentaire, mobilier, wifi, badges en plus, insertion dans le catalogue.
Le calendrier : date limite d'inscription, acompte, solde, montage et démontage.
Le règlement : annulation, assurances, sécurité du stand, horaires.

Comment fixer le prix d'un stand ?

Partez de vos coûts (location du lieu, équipement des stands, communication, accueil) et du nombre de mètres carrés vendables, puis comparez avec les salons voisins de votre secteur. Le prix se fixe au mètre carré, avec un supplément pour les angles et un tarif différent pour les stands équipés.

ConseilCalculez votre seuil de rentabilité en nombre de stands, pas en euros : « il nous faut 48 stands de 9 m² » parle à toute l'équipe commerciale.

Faire le plan du salon

Un salon en hall est un établissement recevant du public de type T (salles d'exposition) : le lieu a ses règles, ses largeurs d'allées minimales, ses issues de secours, et souvent un chargé de sécurité qui validera votre plan. Demandez-lui ses exigences avant de dessiner le premier stand.

Dessinez les allées d'abord, les stands ensuite : ce sont les allées qui font le salon.
Gardez les issues de secours et les extincteurs dégagés : aucun stand devant.
Numérotez par allée (A1, A2… B1, B2…) : le visiteur s'y retrouve, l'exposant aussi.
Mettez les exposants les plus connus au fond ou en bout d'allée : ils attirent le public à travers tout le salon.
Prévoyez l'accueil, le vestiaire, l'espace conférences et la restauration dès le premier plan.

Accueillir les visiteurs : préinscription et badges

Sur un salon professionnel, le badge nominatif fait partie du service : il dit à l'exposant à qui il parle. Proposez une préinscription en ligne, envoyez à chacun un badge avec QR code, et gardez une file rapide pour les visiteurs non inscrits. Les badges des exposants, de la presse et des équipes passent par le même contrôle.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance organiser un salon professionnel ?

Un an pour une première édition : les lieux se réservent tôt et les exposants bouclent leur budget salons à l'automne pour l'année suivante. La déclaration en préfecture, elle, doit être déposée au moins deux mois avant.

Peut-on vendre sur un salon professionnel ?

Seulement des articles destinés à l'usage personnel de l'acheteur, d'une valeur de 80 € TTC au plus. Le reste se fait sous forme de commandes, livrées après le salon.

Qui déclare un salon organisé dans un parc d'exposition ?

Le salon est déclaré par l'intermédiaire du parc d'exposition, s'il est enregistré. Vérifiez-le avec le parc dès la réservation : sinon, la déclaration vous revient.

Comment trouver des exposants pour un salon ?

Commencez par une dizaine d'entreprises reconnues dans votre secteur : leur présence convainc les autres. Appuyez-vous sur les fédérations professionnelles, les chambres de commerce et les annuaires de votre filière, avec un dossier exposant clair et un plan à jour.

Sources

Ce guide donne des repères généraux. Les exigences précises dépendent de votre mairie, de la préfecture et du service départemental d'incendie et de secours : vérifiez-les auprès d'eux.