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Logiciel de gestion de festival : quel outil pour quel besoin ?

Informations vérifiées le · 8 min de lecture

Aucun logiciel ne fait tout un festival, et ceux qui le prétendent ont toujours un point faible. Le vrai choix, c'est de savoir quel outil porte quoi : la vente des billets, la production (artistes, équipes, bénévoles), le site (plan, montage, entrées). Voici les principaux logiciels utilisés par les festivals, ce que chacun fait bien, et comment les combiner. Écrit par l'équipe d'Outilyx, qui fait partie du lot : on dit aussi où les autres font mieux.

En bref

Un festival s'organise généralement avec deux ou trois outils. Pour vendre les billets : une billetterie comme Weezevent, française, ou une autre (Billetweb, HelloAsso…). Pour la production : Eventival, tchèque, très utilisé par les festivals de cinéma, Crescat, norvégien, pour les artistes, les équipes et les accréditations, ou FestivalPro, britannique, qui vend aussi les billets. Pour le site : OnePlan dessine le plan ; Outilyx, français, relie plan, exposants, bénévoles, montage et scan des billets importés.

Les logiciels comparés

Weezevent
Français. Billetterie, contrôle d'accès et paiement sans espèces.
Eventival
Tchèque. Gestion des festivals de cinéma : films, programme, invités, accréditations.
Crescat
Norvégien. Artistes, équipes, bénévoles et accréditations.
FestivalPro
Britannique. Tout-en-un : artistes, vendeurs, bénévoles, accréditations et billetterie.
OnePlan
Britannique. Plan de site à l'échelle sur carte.
Outilyx
Français. Plan de site relié aux exposants, bénévoles, programmation, montage et scan des entrées.

Quel logiciel pour gérer un festival ?

Un festival demande trois métiers : vendre les billets, produire le festival (artistes, équipes, bénévoles, accréditations) et préparer le site (plan, exposants, montage, entrées). Quelques outils couvrent deux métiers, aucun ne couvre parfaitement les trois. Choisissez d'abord votre billetterie, puis l'outil qui portera le reste.

La billetterie se choisit souvent en premier parce qu'elle touche à l'argent et au public. Le reste se choisit selon le festival : un festival de cinéma vit autour de ses films et de ses invités, un festival de musique en plein air autour de sa prairie, de ses scènes et de ses bénévoles.

Le tableau comparatif

  • Vendre les billets

    Qui le fait
    Weezevent, FestivalPro (et les autres billetteries : Billetweb, HelloAsso…)

  • Paiement sans espèces sur place

    Qui le fait
    Weezevent

  • Films, sélection, programme de projections

    Qui le fait
    Eventival

  • Artistes : contrats, fiches techniques, passages

    Qui le fait
    Crescat, FestivalPro, Outilyx

  • Bénévoles : inscription, postes, créneaux

    Qui le fait
    Crescat, FestivalPro, Outilyx

  • Accréditations et badges

    Qui le fait
    Eventival, Crescat, FestivalPro, Outilyx

  • Plan du site à l'échelle

    Qui le fait
    OnePlan, Outilyx (FestivalPro annonce un module)

  • Exposants et vente des emplacements

    Qui le fait
    FestivalPro, Outilyx

  • Scan des entrées sans réseau

    Qui le fait
    Outilyx ; Weezevent pour ses propres billets

  • Interface en français

    Qui le fait
    Weezevent, OnePlan, Outilyx

Tableau établi d'après ce que chaque éditeur publie, à la date de vérification. Un nom absent d'une ligne veut dire que nous n'avons pas trouvé la fonction, pas qu'elle est impossible. Si c'est inexact, écrivez-nous : nous corrigeons.

Weezevent : la billetterie

Weezevent est une société française, créée à Dijon en 2008. Elle vend les billets en ligne et sur place, contrôle les entrées avec son application et gère le paiement sans espèces. Elle ne s'occupe pas du plan du site, des exposants ni des bénévoles.

Beaucoup de festivals français l'associent à un outil d'organisation. Outilyx, par exemple, importe la liste des billets Weezevent en CSV et scanne leurs QR codes d'origine à l'entrée.

Eventival : pour les festivals de cinéma

Eventival, édité à Prague, est la plateforme de référence de nombreux festivals de films : appel à films et sélection, programme des projections, invités, voyages et hébergements, accréditations. Les utilisateurs saluent sa richesse et regrettent un apprentissage long.

Si votre festival tourne autour d'une sélection de films et de professionnels invités, c'est le premier outil à regarder. Pour un festival de musique en plein air, une grande partie de ses fonctions ne vous servira pas.

Crescat : les artistes et les équipes

Crescat, une société norvégienne lancée en 2017, gère la production d'un festival : artistes et passages, membres de l'équipe, formulaires d'inscription des bénévoles et de la presse, accréditations, listes d'invités. Il ne vend pas de billets et ne propose pas de plan de site, d'après ce qu'il publie.

FestivalPro : le tout-en-un britannique

FestivalPro, né d'un festival britannique en 2018, réunit artistes, vendeurs, bénévoles, accréditations, billetterie et site public du festival. C'est l'un des rares outils qui vend aussi les billets. Son interface est en anglais.

C'est le bon choix si vous voulez un seul abonnement qui encaisse aussi les ventes, et si votre équipe travaille en anglais. Nous lui avons consacré un comparatif détaillé.

OnePlan : le plan du site

OnePlan ne gère pas un festival : il en dessine le site, à l'échelle, sur une carte, partout dans le monde, avec calcul de jauge et comptage du matériel. Il se combine avec une billetterie et un outil de production.

Outilyx : le site, les équipes et les entrées

Outilyx prépare tout ce qui se passe sur le site : plan d'implantation sur la photo aérienne, exposants et factures, programmation des scènes, bénévoles par poste et créneau, feuille de route du montage, accréditations, puis scan des billets importés à l'entrée, même sans réseau. Il ne vend pas de billets.

Ce qu'il ne fait pas, dit franchement : pas de billetterie, pas de paiement sans espèces, pas de gestion de films ni de voyages d'invités, pas de site public du festival. Sa photo aérienne couvre la France et les pays voisins qui publient la leur. Et l'import des billets se fait par fichier, pas encore par connexion directe aux billetteries.

Petit festival associatif : par quoi commencer ?

Par une billetterie simple et gratuite pour les associations si vos billets sont payants, puis par un seul outil partagé pour le reste, plutôt que dix tableurs. Le jour où trois personnes modifient le même tableur des bénévoles, il est temps de changer.

  • Billetterie : choisissez-la selon vos frais et votre public ; vérifiez qu'elle exporte la liste des billets en CSV.
  • Organisation : un outil où le plan, les bénévoles, les exposants et les tâches vivent ensemble, partagé avec toute l'équipe.
  • Jour J : un contrôle des entrées qui fonctionne quand le réseau mobile sature, ce qui arrive à presque tous les festivals en plein air.

Combien coûte un logiciel de gestion de festival ?

Les modèles varient : commission par billet vendu pour les billetteries, abonnement annuel ou forfait pour les outils de production, prix par utilisateur pour d'autres. Outilyx coûte 15 € HT par siège et par mois (150 € HT par an), sans commission ; bénévoles, lecteurs et postes de scan ne paient pas.

Pour un festival associatif avec quatre personnes au bureau, cela fait 60 € HT par mois. Nous ne publions pas les prix des autres éditeurs : vérifiez-les sur leur site, pour votre nombre d'utilisateurs et de billets.

Questions fréquentes

Existe-t-il un logiciel de gestion de festival gratuit ?

Les billetteries sont souvent gratuites pour les événements gratuits, et certaines le sont pour les associations. Pour le reste, la plupart des outils sont payants, avec un essai. Outilyx propose un essai complet de 5 jours, sans carte bancaire.

Existe-t-il un logiciel de festival français ?

Oui : Weezevent pour la billetterie, et Outilyx pour l'organisation du site, des exposants, des bénévoles et des entrées. Eventival, Crescat, FestivalPro et OnePlan sont édités hors de France.

Quel logiciel pour gérer les bénévoles d'un festival ?

Crescat, FestivalPro et Outilyx gèrent l'inscription des bénévoles, les postes et les créneaux. Dans Outilyx, chaque bénévole reçoit un lien personnel avec son planning, sans créer de compte, et ses postes apparaissent sur le plan du site.

Peut-on utiliser Outilyx avec Weezevent ou HelloAsso ?

Oui. On exporte la liste des billets en CSV depuis la billetterie, on l'importe dans Outilyx, et les QR codes d'origine se scannent à l'entrée avec un téléphone, y compris sans réseau.

Sources

Page rédigée par l'équipe d'Outilyx, à partir des informations publiées par les éditeurs et les comparateurs à la date indiquée. Eventival, Crescat, FestivalPro, Weezevent et OnePlan sont des marques de leurs propriétaires ; Outilyx n'est affilié à aucun d'eux. Une erreur, une information datée ? Écrivez à contact@outilyx.com, nous corrigeons.

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